广东省广州市人民政府


广州市人民政府令第9号


《广州市档案管理规定》已经2008年4月15日市政府第13届41次常务会议讨论通过，现予以公布，自2008年7月1日起施行。

市长　　张广宁
二○○八年五月二十一日


广州市档案管理规定

第一条 为加强档案管理，保障完整收集、安全保管和有效利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本规定。

第二条 本市行政区域内的档案收集、管理和利用活动适用本规定。

第三条 各级人民政府应当将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展规划，统筹安排档案事业发展所需经费。

各级人民政府应当将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，建立档案信息公共服务体系，提高档案利用效率。

第四条 市档案行政管理部门主管本市的档案工作，负责组织实施本规定。

区、县级市档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。

第五条 机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当建立健全档案管理制度，集中、统一管理本单位的档案；同时为档案工作提供必要的条件，保障依法开展档案工作。

机关、人民团体、国有企业事业单位和属于国家所有的其他组织的档案列入国有资产管理范围。

第六条 各级国家档案馆负责收集和永久保管多种门类的档案，并向社会提供利用。各级国家档案馆收集档案的范围，由同级档案行政管理部门制定，报同级人民政府批准后公布实施。

专门档案馆负责收集和永久保管特定领域的档案，并向社会提供利用。专门档案馆收集档案的范围，由其行政主管部门会同市档案行政管理部门制定。

部门档案馆负责收集、保管本部门及其所属机构形成的档案，并在一定范围内提供利用。部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定，报市档案行政管理部门备案。对报送备案的收集档案范围中不符合国家档案管理业务规范的规定，市档案行政管理部门应当提出修改意见。

第七条 机关、人民团体、国有企业事业单位应当自成立之日起3个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时报同级档案行政管理部门备案。

备案的内容包括档案工作机构的名称、库房设备、档案管理人员，及其他应予备案的事项。备案事项发生变化的，各单位应当自变化之日起30日内向原备案部门办理变更或者注销登记。

本规定生效前尚未备案的单位，应当自本规定生效之日起30日内向同级档案行政管理部门备案。

第八条 机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当配备专职或者兼职的档案工作人员。档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。

档案工作人员工作调动时，交接双方应当对保管的档案进行清点、登记，并进行业务交接，以保证档案工作的连续性。

第九条 电子文件的归档范围和保管期限应当参照国家关于纸质文件归档范围和保管期限的规定执行。应该归档的电子文件应当在形成后即时归档。具有永久和长期保存价值的电子文件，应当制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，同时使两者建立关联。不能制成纸质文件的视频、音频电子文件，应当按照国家标准以通用格式存储于磁性载体或者光盘，脱机保管。

磁性载体上的归档电子文件应当每4年转存一次，原载体同时保留至少4年。存储归档电子文件的磁性载体应当每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％。发现问题应当及时采取恢复措施，确保归档电子文件安全有效。

机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当指定有关部门或者专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的管理纳入本单位的文件管理制度和相关人员的岗位职责。

本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第十条 机关、人民团体、国有企业事业单位应当按照下列规定移交档案：

(一)列入市、区、县级市国家档案馆收集范围的档案，按照《广东省档案条例》规定的期限向同级国家档案馆移交；

(二)列入专门档案馆、部门档案馆收集范围的档案，按照《广东省档案条例》规定的期限分别向专门档案馆和部门档案馆移交；

(三)每年的6月30日之前向同级国家档案馆移交上一年度归档的电子文件；

(四)非常设单位和不具备档案保管条件的常设单位主办或者承办重大活动形成的档案，自活动结束之日起3个月内，向同级国家档案馆移交；

(五)被撤销的单位的档案，自单位被撤销之日起3个月内，向被撤销单位的市属主管部门移交，无主管部门或者主管部门不具备接收条件的，向同级国家档案馆移交。

列入国家档案馆收集范围并依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向同级国家档案馆移交。

各单位应当严格遵守移交档案的期限，不得以任何理由拒绝移交。

第十一条 各级国家档案馆应当建立和健全档案收集制度，广泛收集、征集下列档案、资料：

(一)反映本地区重大活动的档案、资料；

(二)反映本地区著名人物的档案、资料；

(三)在本地区内产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件等突发事件形成的档案、资料；

(四)反映本地区历史的具有保存价值和地方特色的档案、资料。

第十二条 机关、人民团体、国有企业事业单位应当在下列资料和物品形成或者获得后的5年内向同级国家档案馆移交：

(一)授予或者赠送市、区、县级市人民政府的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、荣誉证、礼品等有保存价值的实物；

(二)本市召开的国际性、全国性、地区性的重要会议及全市性重大活动形成的题词、字画和照片、录音、录像等文字、声像资料；

(三)反映本市经济社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的其他资料和物品。

第十三条 机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当在每年6月30日前向同级国家档案馆报送档案的电子目录，国家另有规定的除外。

各区、县级市国家档案馆、市专门档案馆和部门档案馆应当在每年8月30日前向市国家档案馆报送档案的电子目录和已开放档案的电子文件。

第十四条 重大活动主办或者承办单位应当负责档案的收集、整理和移交工作。

主办或者承办单位应当在重大活动举办之前通知同级档案行政管理部门，并会同档案行政管理部门制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。

同级档案行政管理部门应当对重大活动形成的档案的收集、整理、鉴定和保管等工作给予指导。

本条所称重大活动是指：

(一)党和国家领导人在本市的公务活动；

(二)省领导在本市的重要公务活动；

(三)市领导的重要公务活动；

(四)外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国社会活动家在本市的参观访问以及友好城市与本市重要来往活动；

(五)在全市具有重大影响的政治、经济、科学、技术、文化、宗教活动或者公益性活动；

第十五条 行政区划调整或者机构的设立、变更、撤销时，有关单位应当接受档案行政管理部门的监督指导，做好档案的收集、整理和归档工作，并按照国家和省、市的有关规定向国家档案馆移交档案，同时向同级档案行政管理部门报告档案移交情况。

第十六条 基本建设工程、科学研究成果、产品试制、重要设备开箱以及其他技术项目进行验收、鉴定时，应当通知本单位的档案工作机构参加。档案部门应当对该项目档案进行检查验收，并签名确认。对项目档案收集不齐全、整理不规范的，档案部门应当提出整改意见。

各级人民政府投资主管部门组织或者委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目，同级档案行政管理部门应当对该项目档案进行验收。未经档案验收或者档案验收不合格的项目，项目业主不得进行或者通过该项目的竣工验收。

第十七条 非国家所有的单位的档案，对国家和社会有保存价值的，有关单位应当向所在地国家档案馆报送目录。

企业事业单位和其他组织具有对国家和社会有保存价值档案，又不具备档案保管条件的，可以向所在地国家档案馆寄存。

第十八条 档案馆建设应当符合国家关于档案馆建筑设计规范和标准的要求，档案馆的设施、设备应当达到档案安全保管和方便利用的条件。

依法负有向市国家档案馆移交档案义务的机关、人民团体、国有企业事业单位，应当根据每年档案产生的数量，设置能够存放20年以上档案的库房和必需的办公用房；依法负有向区、县级市国家档案馆移交档案义务的机关、人民团体、国有企业事业单位，应当根据每年档案产生的数量，设置能够存放10年以上档案的库房和必需的办公用房。

档案馆应当妥善保管存储与管理电子数据的设施设备，确保档案信息安全。

第十九条 档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布应开放档案的目录，为利用者提供检索、阅览、复印等档案公共服务项目。

档案馆向公众提供的档案、资料，应当逐步以缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对古老的或者具有重大保存价值的珍贵档案、资料，应当以复制件代替原件。

各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件。

第二十条 机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当把档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，统一设计和实施，加快推动档案数字化工作，实现档案管理系统与本单位信息系统的互联互通。

档案馆应当建立档案信息公共服务体系和档案信息资源数据库，逐步实现档案信息资源共享，依法向社会提供所保管的已公开的档案信息资源。

第二十一条 寄存档案的所有权属于寄存档案的所有者，未经档案所有者同意或者授权，档案馆不得向他人提供利用或者擅自公布。

　　鼓励私有档案向社会开放。

第二十二条 档案馆提供社会利用的档案可以按照国家规定的收费标准收取费用。

机关、人民团体、企业事业单位、其他组织和个人利用其所移交、捐赠、寄存的档案，档案馆应当优先、无偿提供。

第二十三条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门或者有关行政管理部门责令限期改正，对有关单位或者相关责任人员给予通报批评；情节严重或者逾期不改的，由任免机关或者监察机关按照管理权限对相关责任人员依法给予行政处分：

(一)违反本规定第五条，未建立本单位档案管理制度，或者未对本单位档案实行集中、统一管理的；

(二)违反本规定第六条，擅自颁布和实施专门档案馆收集范围的有关规定的；

(三)违反本规定第七条，不按规定办理档案工作机构备案的；

(四)违反本规定第九条，未建立电子文件管理制度，或者未按规定归档管理电子文件的；

(五)违反本规定第十条、第十二条、第十三条，不按规定期限移交或者拒绝移交档案、电子文件和档案的电子目录的；

(六)违反本规定第十四条，主办或者承办重大活动的单位，不履行收集、整理和移交重大活动档案义务的；

(七)违反本规定第十六条，对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设项目进行竣工验收的；

(八)违反本规定第十八条，档案保管条件不符合规定，危及档案安全的；

(九)其他违反档案法律、法规、规章的行为。

法律、法规、规章对违反档案管理行为设定了行政处罚的，从其规定。

第二十四条 档案工作人员有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关行政管理部门或者监察机关按照管理权限依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)违反本规定第十九条，不按规定开放档案或者提供利用档案的；

(二)违反本规定第二十一条，未经寄存档案的所有权人同意，擅自公布或者利用寄存档案的；

(三)其他违反档案法律、法规、规章，造成档案损失的行为。

第二十五条 本规定自2008年7月1日起施行。



完善民事诉讼证人出庭制度的几点构想


民事审判方式改革进行到一定的程度要想取得更大突破，完善证人出庭制度是当前必须而且亟待解决的问题。多年的审判实践表明，绝大部分证人都不原出庭作证，这已成为法院深化民事审判方式改革的“瓶颈”。 我国民事诉讼法及相关的司法解释虽然规定了证人出庭作证制度，但对证人出庭作证的规则、程序以及证人证言的运作及认定的规定十分简单，由此造成的证人到庭作证率低、证言可信度差，使证人证言在民事诉讼中不能发挥其应有的作用。证人拒不作证、拒不出庭以及作伪证等现象的普遍存在，对当事人而言，这种状况使得本来就十分有限的证据资源显得更加匮乏，影响了正当诉讼请求的实现；对司法机关而言，则是增加了法官查证的负担，影响了案件事实的认定，降低了诉讼效率和办案质量。对证人出庭作证制度进行规范，强化证人证言的运用，是改革民事审判方式，强化庭审功能必须解决的现实问题。
我国当前民事审判方式改革已经从法官职权主义运作逐步向诉讼当事人举证方式为主过渡。对于诉讼当事人而言，证人证言作为一重要的诉讼证据资源，其作用已经日益显著，要求法官在法庭上对证据进行审查认证，当事人双方对各自提出的证据进行质证，贯彻证人出庭作证原则已成定局，已是大势所趋。而完善证人出庭作证制度是当前必须而且亟待解决的问题。笔者认为，应当在借鉴国外立法及司法经验的基础上，根据我国的具体国情，对民事诉讼中的证人出庭作证制度加以大胆的改革和完善：
（一）确立法官的自由心证权利。
自由心证原则的确立严格说属于认证规则范畴。为了促使证人证言这类证据证明作用得到充分发挥，笔者认为有必要在此赘述。长期以来的法学理论通常将自由心证与"西方国家"、"资产阶级"、"唯心主义"联系在一起。这些认识是前期法学理论将民事案件证明标准确定为"客观真实"的产物。随着"法律真实"逐渐成为民事案件证明标准的通说，我们不难发现法官认证的自由心证与马列主义辨证唯物理论具有一致性：法官运用自由心证正是认识主体对客体进行认知过程中主观能动性的充分发挥。虽然目前法律对自由心证未做规定，现实审判实践哪位法官没有运用心证的痕迹？司法实践中证人作证其内容的真伪难免与证人的身份、声誉有关，难免通过证人陈述时的情绪、神色有所表现，这些都需要亲临现场的法官综合分析进行判断，也即进行自由心证。但由于目前法律对自由心证未作规定，二审或再审法官仅凭庭审记录就可作出与原审法官的认证结论相反的事实认定，这自然限制了证人证言类证据作用的充分发挥。因此《证据法》应当确立法官的自由心证权利，构建自由心证与法定证据规则相辅相成的认证规则体系。对此认证规则体系有人提出应以自由心证为主，以一定的法定证据规则为辅，笔者认为目前在法官综合素质并不理想的状况下，自由心证权利过大，认证质量不会很高，故应建立尽可能详尽的法定证据规则，并以法定证据规则为主，自由心自为辅，即自由心证是法定证据规则的补充，自由心证不得违反法定证据规则。当然，二审、再审法官对原审法官的自由心证仅能因其明显违反了法定证据规则而作纠正。
（二）建立证人传唤制度 建立健全证人传唤制度，维护司法权威。
英国诉讼法规定，法庭对应当到庭的证人发出传票传唤，对拒不到庭者，可以逮捕或以藐视法庭罪给予处罚。另外，美国、法国、德国也都有类似的规定。在具体操作中，应当充分尊重当事人的意志，凡当事人认为需要且申请证人出庭作证的，法院应当予以准许，并开具证人出庭作证的通知书。严格界定“证人确有困难不能出庭的”范围。证人确有困难不能出庭是法律规定证人“都有义务出庭作证”的例外情况，因此，对其范围和条件应加以严格控制，并实行一般在开庭前经法院同意的制度，如果法院不许可，那么必须到庭的证人拒不出庭，则提供的书面证言不得作为定案证据采用。除了确有客观原因，且证人无法克服的因素外，可以延期出庭作证，以保证作证程序的合法性。鉴于某些证人证言对某些案件的处理具有决定性影响，因此，对必须到庭作证的证人无正当理由拒不出庭的，可以认定是一种妨害民事诉讼行为，并依据有关规定进行处理；情节严重，导致庭审无法进行的则以藐视法庭予以民事制裁直至追究刑事责任。此外，还可以利用经济强制手段对其进行经济制裁。
（三）赋予证人一定情形下的拒绝作证权。
基于一定的社会伦理、公共利益、证人权益方面的考虑，某些特殊情形下证人可以免除其作证的义务。对此大陆法系、英美法系国家立法都有规定：1、因证人与一方当事人存在夫妻关系、亲属关系，当作证对这方当事人会带来不利时，有权拒绝作证；2、有可能招致证人或其亲属等受到刑事追究和财产损害等不利影响而有权拒绝作证；3、因职务上或业务上（如医生对患者、律师对委托人）享有秘密义务而有权拒绝作证；4、因技术或职业上的秘密受到询问时有权拒绝作证。在我国古代就已有"亲亲相隐不为罪"的说法。我国有的法律、法规也有相关规定。律师法第三十三条规定："律师应当保守在执业行动中知悉的国家秘密和当事人的商业秘密，不得泄露当事人的隐私"，《第五次全国人口普查办法》第二十四条规定"人口普查机构和各级普查工作人员，对各户申报的情况，必须保守秘密，不得向人口普查机构以外的任何单位和个人提供或者泄露。严禁公开个人和家庭的登记资料"。很难想象，当因作证会损害自己或亲属的利益时还要要求证人出庭作证不会对其亲情造成伤害；因工作对象完全相信工作人员而透露个人隐私后竟然要被工作人员在法庭上揭露，今后该项社会工作的开展不会受到影响。因此我国《证据法》也应当确认证人的拒绝作证权。笔者认为按照有关法律，除上述情形外，因社会调查工作知悉秘密的也有权利拒绝作证。保证社会调查工作调查了解到真实情况，为社会工作决策者提供可靠的依据。
(四)严格伪证责任，完善证人的伪证惩戒制度。
证人如实作证是每个国家法律对证人作证的最基本要求。对诉讼过程中的伪证行为，行为人一般具有主观上的故意，并且在客观上影响了法院的审判活动，损害了当事人的合法权益，因此各个国家的立法都制定了相应的制裁措施。我国现行的民事诉讼法虽然也对伪证行为规定了罚款、拘留和刑事责任三种处罚措施。但是这些措施一方面失于宽泛，不足以对证人的伪证行为形成足够的威慑。因此有必要在民事诉讼法中严格伪证责任，建立具体的伪证惩罚规则。例如，对于因举用伪证而给当事人造成损害的，应责令其赔偿损失；对于严重妨害民事诉讼的伪证行为，即证人对与案情有重要关系的事项作虚伪陈述的，应认定构成伪证罪，追究其刑事责任；等等。此外，还必须强化司法过程对伪证的处理，尤其应增强司法人员严格伪证责任的意识，对其姑息纵容当事人举用伪证的行为，由主管部门酌情予以行政处分。
（五）证人经济补偿制度。
证人作证，应当承担一定的风险，这种风险，大的可能遭受自身人和财产的损害。小的可能与当事人及其亲朋的关系疆化和疏远，而作为中国这样一个极讲究人际关系的社会，人际关系的疏远和恶化，无疑对于证人来讲是对自身很大的打击。另外从证人出庭作证来看，势必会影响证人的正常工作，特别是许多证人因耽误工作，便影响其入收。从客观上讲，证人作证所受到有风险和利益的损害，都需要有对证人采取经济的补偿，这样，一是对证人所受到损失的弥补，二是因证人所承担的风险的一种经济上的慰藉。这一制度的建立，给证人有了经济的保障作用，更加有力地推进了证人制度的有效运行。作为证人经济补偿制度如何建立，笔者认为可以从以下两个方面作手：1、证人经济补偿的范围。证人经济补偿一般包括：工资或者因误工而减少的收入、生活费、住宿费、交通费。如果难于核定，也可按当地国家工作人员出差补助的标准给付误工补偿。2、证人作证的经济补偿的承担。作为民事案件，由于是当事人预交的证人作证经费，应当由当事人依法合理承担。具体承担方式可以按照以下情形承担：当事人所申请人证言被法院全部采信的，其证人费用由败诉方承担；如部份被采信的，由当事人分担；如未被采信的由申请当事人承担。

江西省吉水县法院 刘皓